I.- GESTIÓN CONTABLE
Objetivos: Tener la contabilidad al día; reducir la morosidad; asegurar que se abonan facturas que se correspondan con servicios efectivamente prestados y conforme a presupuesto aceptado; evitar problemas de liquidez y ejercicios deficitarios.
- Llevanza de la contabilidad, actualización contable, elaboración de presupuestos del año en curso y previsión de gastos para el ejercicio siguiente.
- Propuesta de modificación, al alza o a la baja, de la cuota de los propietarios.
- Gestión de remesas de cobros (cuotas, derramas, gastos individualizados)
- Gestión de morosos; realización de gestiones amistosas de cobro; traslado de información; asesoramiento a la Junta de Propietarios para reclamar la deuda; redacción y envío de Burofax reclamando deuda (Este servicio no incluiría los costes del envío de Burofax que serán de cuenta de la Comunidad de Propietarios).
- Efectuar los pagos a proveedores y empresas de suministro.
II.- GESTIÓN COMERCIAL
Objetivos: Asegurar que los contratos firmados con proveedores están ajustados en precio y condiciones de servicio al mercado.
- Revisión y negociación de contratos.
- A petición de la Comunidad o por iniciativa propia, búsqueda de proveedores de servicios y suministros (mínimo 3 presupuestos) para que la Junta de Propietarios someta a votación su elección y contratación. Ej. Empresa de jardinería, seguro, suministradora de energía, realización de obras concretas de mantenimiento o mejora.
III.- JUNTA DE PROPIETARIOS
Objetivos: Que la Junta se desarrolle con normalidad, educación y rapidez, tomando todos los acuerdos necesarios para el próximo ejercicio, evitando tener que volver a convocar la Junta.
- Preparación de Convocatoria de la Junta con el Presidente.
- Envío Convocatoria Junta
- Asistencia presencial a Juntas de Propietarios ordinarias y extraordinarias.
- Redacción y envío de Actas.
IV.- ASESORAMIENTO LEGAL
Objetivo: Asegurar la correcta información de la Junta de Propietarios para la oportuna toma de decisiones.
- Asesoramiento legal a la Comunidad de Propietarios en aquellas materias y asuntos que fueren de su interés. (Este apartado no incluye la representación legal ante los Juzgados y Tribunales que deberá ser, en su caso, objeto de presupuesto independiente. Por ejemplo: Si un vecino moroso desoye las gestiones amistosas y el burofax remitido, el asesoramiento a la Comunidad de Propietarios respecto de las acciones que en Derecho amparan a la Comunidad de Propietarios, sus posibles resultados y búsqueda de profesionales (abogado y procurador) estarían incluidos en el presupuesto, pero no estaría incluida la elaboración y presentación de demanda y representación de la Comunidad de Propietarios en sede Judicial en calidad de Letrado).
V.- EJECUCIÓN DE ACUERDOS DE LA JUNTA
Objetivos: Ejecución de acuerdos de la Junta lo antes posible y a satisfacción para la Comunidad y los propietarios.
- Ejecución de acuerdos de la Junta de Propietarios, siempre que estos no fueren contrarios a la Ley, imposibles, absurdos o que supongan un gravamen extraordinario que deberá ser presupuestado de forma independiente (por ejemplo: La Junta de Propietarios acuerda que el Administrador acuda de forma presencial a las oficinas de la empresa XXXX sitas en Lugo a revisar que el Lote de ladrillos modelo XXXX, tiene un tono rojo "bermellón" como en las fotografías del presupuesto remitido por la empresa XXXX).
VI.- MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
Objetivos: Asegurar que se realiza un mantenimiento preventivo de la Comunidad; cerrar averías, obras y siniestros lo antes posible y de manera satisfactoria para la Comunidad y los propietarios.
- Gestión de averías: Atender avisos, recopilar información, búsqueda de presupuestos o reparación inmediata, según el caso, confirmar reparación de la avería y pago de facturas.
- Gestión de obras de rehabilitación: solicitud de presupuestos para la Junta de Propietarios; revisión de cumplimiento de encargo.
- Gestión de proveedores: revisión de prestación correcta de servicios o suministros de los proveedores a la Comunidad de Propietarios, en caso de queja reunión con el proveedor; en caso de continuar la incidencia búsqueda de presupuestos alternativos para la Junta. Revisión y negociación de contratos.
- Gestión de Siniestros: Atender avisos, determinar si el siniestro está cubierto por la Póliza de la Comunidad, (si no estuviese cubierto se gestionaría como “Gestión de Averías”), dar traslado a la Aseguradora, controlar reparación del siniestro directamente por la Aseguradora o el pago de la correspondiente indemnización.
- Planificación del mantenimiento del edificio: Asistencia en visitas oficiales OCA y realización de visitas no oficiales; confirmar ejecución de revisiones e inspecciones oficiales; proponer presupuestos y confirmar realización de reparaciones en base a revisiones e inspecciones.
VII.- GESTIÓN DE AVISOS Y LLAMADAS
Objetivos: Asegurar que el Presidente y los propietarios están informados en todo momento de lo que ocurre en su Comunidad.
- Atención de avisos, siniestros y averías, para su posterior gestión.
- Informar puntualmente al Presidente y a la Comunidad de Propietarios.
VIII.- PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Objetivos: Facilitar acceso a la documentación y cumplimentación de obligaciones fiscales y laborales.
- Gestión, archivo y custodia documentación y llaves de la Comunidad de Propietarios.
- Obligaciones Fiscales: Pago de retenciones IRPF, presentación de declaraciones trimestrales o informativas anuales (Ej: modelo 111 y 190 AEAT).
- Obligaciones Laborales: Asegurar el cumplimiento (por el trabajador y la Comunidad) de normativa laboral, evitando sanciones y futuros problemas.
- Preparación de documentación y traspaso a nuevo Administrador de Fincas en caso de cese.